LBD Peters führt ins Thema ein, indem er den bisherigen Werdegang der Planungen für den Kreishausneubau erläutert:
Im Sommer 2017 wurde (nachdem Grundsatzentscheidungen schon in den Vorjahren getroffen wurden, z. B. mit dem Kauf des Grundstücks Eschemannstraße) durch die Kreistagsgremien beschlossen, dass die Beschaffung durch eine Funktionalausschreibung erfolgen soll, einhergehend mit einem Zeit- und Entscheidungsplan. Es wurde festgelegt, dass der Kreisausschuss maßgebliche Entscheidungen treffen wird, aber die eigentliche Abwicklung Aufgabe der Projektgruppe ist.
Herr Fischer vom Büro VBD beginnt seinen Vortrag mit einer kurzen Vorstellung seiner Firma. Diese ist sehr erfahren auf dem Gebiet der Funktionalausschreibungen, führt etwa 15 bis 20 Verfahren im Jahr durch.
Herr Fischer trägt anhand einer Präsentation den aktuellen Sachstand vor. Die Hansestadt treibt im Moment die Bauleitplanung voran. Der Bebauungsplan ermöglicht eine viergeschossige Bauweise.
Die letzte Kostenschätzung aus Herbst 2017 belief sich auf 39,8 Mio. €. Darin ist vieles berücksichtigt, aber trotzdem sind die tatsächlichen Kosten abhängig von der Baukonjunktur; er erwähnt dabei, dass z. Zt. der Baupreisindex steigt. Herr Fischer bestätigt Herrn Peters darin, dass so ein Großprojekt wie ein Kreishausneubau für eine Verwaltung hiesiger Größenordnung kein Tagesgeschäft ist. Die Komplexität erfordert Fachfirmen in Planung und Durchführung, und dabei habe es sich bewährt, mit der Funktionalausschreibung die Komplettverantwortung an den Totalunternehmer zu übergeben.
Eine Zwischenfrage von Herrn KTA Hallier zielt auf die Finanzierung des Bauvorhabens. Herr Fischer erklärt, dass der Generalunternehmer in Vorleistung geht und erst nach Fertigstellung und Abnahme bezahlt wird. Die finanzielle Leistungsfähigkeit muss der Bewerber im Vergabeverfahren durch entsprechende Bankbestätigungen erklären, d. h. der Unternehmer schließt einen Kreditvertrag mit einer Bank ab. Diese Zuverlässigkeit wird nicht angezweifelt.
Abschließend lobt Herr Fischer die Mitarbeit und Zuarbeit des Landkreises für die Funktionalausschreibung. Der Zeitplan sieht den Beschluss über die Ausschreibung im Kreisausschuss am 10.04.2018 vor, so dass die Vergabebekanntmachung danach so schnell wie möglich erfolgen kann.
Auf eine Nachfrage von Herrn KTA Hyfing führt Herr Peters aus, dass eine „Bewertungskommission“ vom Kreisausschuss bestellt worden ist, die die Angebote bewerten wird (im Punkt Qualität), letztlich entscheidend über die Vergabe sei die vorher festgelegte Bewertungsmatrix, die der Kreisausschuss in seiner nächsten Sitzung abschließend entscheiden wird. Herr Fischer ergänzt, dass ein „Aussuchen“ des Angebots nicht möglich sein wird, weil die vorgegebene Bewertungsmatrix anzuwenden ist. Nur wenige Aspekte wie z. B. die Architektur räumen Ermessen ein – dies wird die Bewertungskommission dann ausüben können.
Die Zusammensetzung der Bewertungskommission wurde bereits durch den KA beschlossen.
Herr KTA Beecken fragt nach, weil im Vortrag eine Verkleinerung der Büroflächen erwähnt wurde. Es wird erklärt, dass im Verlauf der Planungen die Größe der Doppelbüros tatsächlich von 22 auf 20 m² und die der Einzelbüros von 15 auf 13 m² verkleinert wurde. Auf jeden Fall werden die gesetzlichen Vorgaben damit deutlich eingehalten und es stellt eine Verbesserung zum jetzigen Zustand dar.
Herrn KTA Jordan sind die Inhalte der Funktionalausschreibung noch nicht klar – außer Gesamtfläche, Raumgröße und Mitarbeiteranzahl seien noch keine Begriffe gefallen. Baudezernent Peters versucht darzustellen, dass die rund 140 Seiten der Bauleistungsbeschreibung ganz viele Details enthalten: einzelne Anforderungen zu jedem Fachbereich wie z. B. Kasse, Zulassungsstelle oder Veterinäramt. Vorgaben, die sich vor allem aus den Erfahrungen und gesetzlichen Vorgaben ergeben. Dabei werden Zugänge, Ämterbeziehungen, Bürgerverkehr und vieles andere berücksichtigt. Die Verwaltung möchte Transparenz bieten, aber eine Darstellung aller Anforderungen gehe angesichts der Detailliertheit an dieser Stelle zu weit. Allerdings sei ein jeweils aktuelles Exemplar der Ausschreibungsunterlage jederzeit für KTA im Amt für Organisation bei Herrn Palesch einsehbar.